El problema de los pagos desconectados del PMS
Un hotel tiene su PMS — en este caso Hestia, del Grupo SIME — y quiere cobrar las reservas de forma segura sin que los datos de tarjeta pasen por sus sistemas. Usa Pay by Link de Softme para enviar el link de pago al huésped. El huésped paga. Hasta aquí, todo bien.
El problema es lo que pasa después: alguien tiene que entrar en el PMS y marcar la reserva como pagada. Si hay una modificación de reserva, hay que actualizar el importe. Si hay una cancelación con devolución, hay que procesarla. Sin integración, todo eso es trabajo manual: lento, propenso a errores y que escala mal en temporada alta.
La integración
Pay by Link de Softme ya se integra directamente con Hestia Cloud. La sincronización es bidireccional y en tiempo real:
- Pago confirmado — cuando el huésped completa el pago, Hestia actualiza automáticamente el estado de la reserva y registra el cobro
- Modificación de reserva — si la reserva cambia en Hestia (fechas, tipología, número de ocupantes), Pay by Link recibe el cambio y genera un nuevo link con el importe correcto si es necesario
- Cancelación — la cancelación en Hestia activa el flujo de devolución en Pay by Link según la política de cancelación configurada para esa reserva
- Registro contable — cada transacción queda registrada en Hestia con el localizador de pago, el importe, la fecha y el método de pago
Por qué importa la sincronización en tiempo real
En recepción hotelera, un desfase de horas entre el pago y la actualización del PMS crea problemas reales: recepcionistas que cobran dos veces porque el sistema no muestra el pago, huéspedes que llegan con una reserva marcada como pendiente de pago cuando ya pagaron, discrepancias en el cierre de caja que hay que reconciliar manualmente al final del día.
La integración en tiempo real elimina estos escenarios. El estado del pago en Pay by Link y el estado de la reserva en Hestia son siempre consistentes. No hay ventana de desfase.
Configuración y puesta en marcha
La integración con Hestia está disponible para todos los establecimientos que usen Pay by Link de Softme y Hestia Cloud del Grupo SIME. La configuración no requiere desarrollo adicional: se activa desde el panel de administración de Pay by Link introduciendo las credenciales de acceso al webservice de Hestia del establecimiento.
Si el establecimiento usa Hestia en su versión on-premise (no cloud), el proceso de integración es diferente y requiere una evaluación técnica previa. Contacta con Softme para valorarlo.